Funktionen

Das CMS basierte Ausschreibungssystem lässt sich grob in 4 Bereiche einteilen. Das flexible Rollenmodell ermöglicht sowohl internen als auch externen User weitere Zugänge für ihre eigenen Organisationseinheiten zu erstellen.

Durch die Kollaboration-Funktionen vermeiden Sie unnötige Arbeitsabläufe. Damit erreichen Sie ein optimalen Ressourceneinsatz, senken Prozesskosten und können sich durch die weitgehende Automatisierung auf wichtigere Aufgaben konzentrieren. Die App bietet Ihnen neben einem transparenten Beschaffungsablauf, umfangreiche CMS Funktionen, wodurch Sie ohne Entwickler Stammdaten, Bedarfskategorien, Templates oder e-Mail Vorlagen Ihren Bedürfnissen nach anpassen können.

Die wichtigsten Funktionen und Benefits

Ausschreibungen mit Angebotsbewertung

Der grosse Vorteil von e-Request besteht in der einfachen Handhabung von einmal erstellten Ausschreibungen und die Möglichkeit der Wiederverwendung als Vorlage für spätere Vorhaben. Mit der Einbindung der verschiedenen Stakeholdern können wesentliche Prozesskosten eingespart, Beschaffungen schnell, transparent und nachvollziehbar abgewickelt werden.


Vorteile Ausschreibung:

  • Schnelles, unkompliziertes Erstellen von Anfragen & Einladen von Lieferanten
  • Nutzung von Ausschreibungsvorlagen und automatischen e-Mails
  • Optional Entwurf durch Kollaboration mit Fachbereich (Genehmigungsmechanismus)
  • Optional Festlegung von Forecasts, Zuschlagskriterien & Bewertungsparameter
  • Angebotsbewertung & als automatisierter Decision Process (Entscheidungshilfe)
  • Angebotsbewertung mit alternativ Szenarien nach Gewichtungskriterien
  • Optional Fragerunde für Lieferanten mit Publikation der Antworten
  • Notiz Möglichkeiten zur Ausschreibung & einzelnen Angeboten

Onboarding & Lieferantenmanagement

Mit ein paar klicks, einem Namen und einer Email Adresse können Sie unkompliziert Lieferanten zum Onboarding einladen. Diese werden dann automatisch per Mail aufgefordert, Ihre zuvor definierten Angaben zu vervollständigen.

Damit delegieren Sie die Registrierung an den Lieferant und brauchen diesen nur noch zu reviewen und genehmigen. Nach Genehmigung können Sie den Lieferanten unverzüglich zu laufenden Ausschreibungen einladen.

Sie verfügen jetzt über eine detaillierte Lieferantenakte mit verschiedenen Dokumenten wie z.B. Zertifizierungen, Bewilligungen oder Geheimhaltungsvereinbarungen und können Ihre Lieferanten mit einem übersichtlichen GUI verwalten.


Vorteile Lieferantenmanagement:

  • Registrierungsprozess wird zum grössten Teil dem Lieferanten delegiert
  • Einkauf kann Onboardingbedingungen beliebig festlegen (CMS)
  • Review und Approve (Genehmigungsmechanismus)
  • Interne Vorschläge für potenzielle Lieferanten (Genehmigungsmechanismus)
  • Lieferantenqualfizierung und Dokumenten Management
  • Lieferanten verwalten, kategorisieren und global bewerten (SRM)

Reporting & Export

Mit der Reportingfunktion können Sie auf verschiedene KPI`s ob wie beispielsweise über Ausschreibungen, Lieferanten, Interne Fachbereiche je Bestellvolumen, Bedarfskategorien, Forecasts und vieles mehr zugreifen. Ein durchgängiger und transparenter Belegfluss erspart Ihnen viel Arbeit bei der Berichterstattung an übergeordnete Instanzen. Die Statistiken bilden zudem eine optimale Grundlage für strategische Entscheidungen im Unternehmen.

Ein weiterer Vorteil des Systems besteht im genauen Tracking aller Aktivitäten. Es bietet Ihnen ein genauen Überblick über jeden Vorgang. Beispielsweise können Sie dort geänderte Vorlagen, erstellte Entwürfe oder sonstige Handlungen nachvollziehen sowie etwaige Missverständnisse im Team von vorneherein vermeiden.


Vorteile Reporting:

  • Überblick über Aktivitäten der Abteilungen, Lieferanten und Beschaffungen
  • Fachbereiche nach Einkaufsvolumen
  • Forecast Funktion (optional) zur Performance Messung des Einkaufs
  • Angebotsbeurteilung nach gewichteten Kriterien (optional)
  • CVS Excel Export der Daten möglich
  • Activitiy Log für History und Änderungen

CMS System für Stammdaten

Das CMS basierte Stammdaten Management ist für die Nachhaltigkeit der Software der wichtigste Punkt. Sie können flexibel Formular Felder ändern ohne Software Entwickler zu sein. Dadurch sparen Sie Kosten für das Customizing und sind unabhängig. Editieren der Stammdaten, Berechtigungen verteilen, Anlegen neuer Warengruppen, Ausschreibungs- und Onboarding Vorlagen ändern und vieles mehr macht e-Request zu einer pragmatischen Lösung mit Fokus auf das wesentliche.

Auf die einfache Bedienung wurde besonders viel Wert gelegt, um Schulungs/Trainings Aufwänden entgegenzuwirken.


Vorteile Stammdaten:

  • Editieren von Stammdaten Feldern
  • Warengruppen/Kategorien editierbar und individuell erweiterbar
  • Email Templates, Onboarding und Ausschreibungsvorlagen editierbar
  • Editieren der Parameter bei Gewichtungskriterien “Angebotsbewertung”
  • Export/Import von Warengruppen/Lieferanten möglich oder CPV Gemeinschaftsvokabular