Digitale Ausschreibungen nach deutschem Vergaberecht
e-Request, die digitale Procurement Lösung für national beschränkte Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb gem. VOL/A (UVgO). Mit unserer Lösung können Beschaffungsstellen durch schlanke und automatisierte Prozesse administrative und koordinative Aufwände minimieren.
Bei der Vergabe von unterschwelligen Aufträgen gem. § 3 ff. VOL/A können im Gegensatz zu öffentlichen Ausschreibungen ausgewählte Anbieter (mind. 3 Teilnehmer) eingeladen werden. Über 80% aller Ausschreibungen in Deutschland sind Vergaben im unterschwelligen Bereich. Der Workflow unserer Lösung orientiert sich am Ablauf des wettbewerblichen Dialogs gemäss § 6 VgV sowie den einschlägigen Verdingungsordnungen (VOL/A).
Anbieter Vorauswahl und Lieferantenqualifizierung
Begrenzen Sie als Vergabestelle die Anzahl der Anbieter durch eine schnelle und unkomplizierte Auswahl. Mit der Onboarding Funktion von e-Request können Sie ihre Ergebnisse aus der Bewertungsmatrix für die Eignungsprüfung und Leistungsbewertung definieren. Per Selbstdeklaration sind die Anbieter aufgefordert die Nachweise via der Applikation zu hinterlegen.
Erst nach der Vorauswahl entscheiden Sie welcher Teilnehmer eingeladen wird und die Vergabeunterlagen erhält.
Funktionen
- Registrierungsprozess wird zum grössten Teil dem Teilnehmerkreis delegiert
- Einkauf bzw. Vergabestelle kann Anforderungen beliebig festlegen (CMS)
- Review und Auswahl der einzuladenden Unternehmen
- Interne Vorschläge durch Fachbereich für potenzielle Lieferanten (Genehmigungsmechanismus)
- Lieferantenverwaltung und Dokumenten Management
Teilnehmerkreis einfach und schnell qualifizieren
Ausschreibung erstellen und Versand der Vergabeunterlagen
Nach der Anbieter Evaluation können Sie Ihre Ausschreibung publizieren und die zur Angebotsabgabe bestimmten Anbieter einladen. Nutzen Sie Vorlagen und sparen viel Zeit.
Der Beschaffungsprozess wird mit nützlichen Funktionen, wie wiederverwendbare Vorlagen, Notizmöglichkeiten und mehr, unterstützt.
Auf einfache Bedienung wurde besonders viel Wert gelegt, um kostenintensive Schulungs- & Trainingsaufwänden entgegenzuwirken.
Funktionen:
- Erstellung des Zeitplans und Feature Konfiguration
- Erstellen der Ausschreibung und Bewertungsmatrix
- Hochladen von weiteren Vergabeunterlagen
- Einladung der ausgewählten Anbieter
- Nutzung von Ausschreibungsvorlagen
Schnell und einfach gesetzeskonforme Ausschreibungen erstellen
Anbieter Fragen und Antworten
Bei der Erstellung einer Ausschreibung können Sie Anbieter die Möglichkeit für Fragen einräumen.
Wählen Sie den Zeitraum für die Fragerunde aus und beantworten Sie alle Fragen nur einmal, in aggregierter und anonymer Form für alle Anbieter.
Funktionen:
- Bestimmung des Zeitraums für Fragerunden
- Einfaches Erstellen von Antworten in anonymer Form
- Automatisches Mailsystem für eingehende Fragen
- Automatisches Mailsystem für Antworten per Stichtag
- Ablehnen von Fragen
Nutzen Sie den Dialog einfach und unkompliziert
Angebotsbewertung & Zuschlagskriterien
Durch die Kollaboration-Funktionen mit internen Bedarfsträgern vermeiden Sie unnötige Arbeitsabläufe und können Ihren Beschaffungsprozess optimieren. Damit erreichen Sie einen optimalen Ressourceneinsatz, senken Prozesskosten und können schnell und einfach eingehende Angebote gemäss den zuvor definierten Kriterien bewerten.
Funktionen
- Festlegung von Forecasts, Zuschlagskriterien & Bewertungsparameter
- Angebotsbewertung & als automatisierter Decision Process (Entscheidungshilfe)
- Angebotsbewertung mit alternativ Szenarien nach Gewichtungskriterien
- Kollaborationsmöglichkeit mit Fachbereich/Bedarfsträgern
Angebotsbewertung für ein wirtschaftliches Angebot gem. Zuschlagskriterien und Gewichtung
Zuschlagserteilung & Vertragsabschluss
Am Ende jeder Ausschreibung steht die Zuschlagserteilung.
Aufgrund der Bewertungsmatrix können Sie jetzt einem oder mehreren Anbietern den Zuschlag für die Vergabe erteilen.
Nach der Zuschlagserteilung können Sie optional im letzten Schritt die Vertragsurkunde digital und in unterzeichneter Form vom Anbieter verlangen.
Sobald Sie die Annahmebestätigung erhalten haben, können Sie unkompliziert die Ausschreibung schliessen. Unsere Software informiert dann vollautomatisch alle nicht berücksichtigten Anbieter per Mail.
Funktionen:
- Automatische Information der nichtberücksichtigten Anbieter
- Sign Off Prozess mit hochladen von Vertragsurkunden
Auf Anfrage mit APIs zu SAP und anderen Umsystemen im SaaS oder onPremise Modell
